Dövme bilgi ve onam formu, seans öncesinde hem seni hem müşteriyi aynı bilgilerle buluşturan bir belge. Müşteri neyi kabul ettiğini, sen de müşterinin sağlık durumu ve beklentileri hakkında bilmen gerekenleri bu formla netleştirirsin. Kişisel ve sağlıkla ilgili bilgiler topladığın için kişisel verilerin korunması, yani KVKK tarafı da işin içine girer. Bu yazıda bir dövme onam formunda genellikle hangi bölümlerin yer aldığını ve veri tarafında genel olarak nelere dikkat etmen gerektiğini anlatıyoruz.
Dövme onam formu neden önemli?
Bir dövme, kalıcı bir uygulamadır ve iyileşme sürecinde müşterinin kendi bakımı da sonuca etki eder. Form sayesinde:
- Müşteri, işin kapsamını, fiyatını ve bakım sorumluluğunu yazılı olarak görür.
- Sen, uygulamayı etkileyebilecek sağlık durumlarından haberdar olursun.
- Tasarım, bölge ve boyut konusunda bir anlaşmazlık çıkarsa ortak bir referans olur.
- Müşterinin yaşı ve kimlik bilgileri kayıt altına alınır.
Bir dövme bilgi formunda yer alabilecek bölümler
1. Müşteri bilgileri
Ad soyad, doğum tarihi, telefon ve iletişim bilgisi. Yaş kontrolü önemlidir; reşit olmayanlarla ilgili kuralları bir hukukçudan öğrenmelisin.
2. Randevu ve iş bilgileri
Randevu tarihi ve saati, iş türü (yeni dövme, devam seansı, rötuş, kapatma), bölge, yaklaşık boyut, renk, toplam fiyat, alınan kapora ve kalan tutar. Bu bölüm müşteriyle aranızdaki anlaşmayı özetler.
3. Sağlık soruları
Uygulamayı etkileyebilecek durumlar hakkında sorular sorulur. Örneğin alerji geçmişi, düzenli kullanılan ilaçlar, cilt hastalıkları, kan pıhtılaşmasını etkileyen durumlar, hamilelik ya da emzirme gibi. Hangi soruların gerekli olduğuna kendi işin ve uzman görüşü doğrultusunda karar ver. Sağlık bilgisi hassas bir veri türüdür; aşağıda KVKK bölümünde bu konuya döneceğiz.
4. Bilgilendirme ve beyan
Müşterinin dövmenin kalıcı olduğunu, iyileşme sürecinde kızarıklık ve hassasiyet gibi durumlar yaşanabileceğini ve bakım talimatlarına uyması gerektiğini anladığını beyan ettiği bölüm.
5. Bakım talimatları
Formun sonuna ya da ayrı bir sayfaya kısa bakım talimatları eklemek işe yarar. Ayrıntılı bakım mesajı şablonları için dövme sonrası bakım mesajı yazısına bakabilirsin.
6. Kapora ve iptal kuralları
Kapora politikanın kısa özeti. Metni nasıl yazacağını dövme kaporası rehberinde anlattık.
7. Fotoğraf izni
Dövmenin fotoğrafını ya da videosunu sosyal medyada paylaşacaksan, bunun için ayrı ve isteğe bağlı bir onay almak iyi bir uygulamadır. Müşteri yüzünün görünmesini istemeyebilir; bunu da seçenek olarak sunabilirsin.
8. İmza ve tarih
Müşterinin ve senin imzan, formun doldurulduğu tarih.
KVKK açısından genel dikkat noktaları
Formda ad, telefon, doğum tarihi gibi kişisel veriler ve sağlık bilgisi gibi özel nitelikli kişisel veriler toplarsın. Kişisel Verilerin Korunması Kanunu bu verilerin işlenmesiyle ilgili kurallar koyar. Aşağıdaki maddeler genel bir farkındalık için; işine nasıl uygulanacağını bir hukukçuyla netleştirmelisin.
- Aydınlatma: Müşteriye hangi verileri, hangi amaçla topladığını ve nasıl sakladığını açıkça bildirmen beklenir. Bu genellikle bir aydınlatma metniyle yapılır.
- Sağlık verisi için açık rıza: Sağlık bilgileri özel nitelikli veri sayılır. Bu bilgileri toplarken müşterinin özgür iradesiyle verdiği, belirli bir konuya ilişkin açık rızasını almak gerekir. Rızanın diğer onaylarla karıştırılmadan, ayrı ve net şekilde alınması önemlidir.
- Gerektiği kadar veri: İhtiyacın olmayan bilgiyi sorma. Her soru, formda neden yer aldığını açıklayabileceğin bir soru olsun.
- Güvenli saklama: Kağıt formlar kilitli bir yerde, dijital kayıtlar şifreli ve yetkisiz kişilerin erişemeyeceği bir ortamda tutulmalı. Formların fotoğrafını kişisel galeride ya da herkesin erişebildiği bir grupta saklamak risklidir.
- Saklama süresi: Formları ne kadar süre tutacağına ve süre dolunca nasıl imha edeceğine karar vermen gerekir.
- Paylaşım: Müşteri verilerini başka kişi ya da kurumlarla paylaşacaksan bunun da aydınlatma metninde yer alması beklenir.
Kağıt mı dijital mi?
Kağıt form tanıdık ve basittir ama saklama, arama ve imha zahmetlidir. Dijital form ise müşteriye seans öncesinde gönderilebilir; müşteri formu evde rahatça okur ve seans günü zaman kazanırsın. Dijital formda dikkat edilmesi gereken nokta, verilerin nerede ve nasıl saklandığıdır.
Uygulama üzerinden form göndermek
Dövme Sanatçısı Defteri uygulamasında her randevu için A4 formatında bir "Randevu & Dövme Bilgi Formu" oluşturulup WhatsApp üzerinden müşteriye gönderilebiliyor. Formda sağlık bilgileri yalnızca müşterinin açık rızasıyla alınıyor. Uygulamanın verileri AB sunucularında ve bulut yedekli tutuluyor. Yine de formunun metnini ve aydınlatma ile rıza metinlerini kendi işine göre bir hukukçuyla gözden geçirmeni öneririz.
Formu müşteri kaydıyla ilişkilendir
Doldurulan formun hangi müşteriye ve hangi seansa ait olduğu kolayca bulunabilmeli. Çok seanslı işlerde bir sonraki seans öncesinde sağlık bilgilerinde değişiklik olup olmadığını sormak da iyi bir alışkanlık. Müşteri kayıtlarını nasıl düzenleyeceğini dövme müşteri takibi yazısında anlattık.
Formu hazırlarken sık yapılan hatalar
- Gereğinden uzun form: Müşterinin okumadan imzaladığı bir form amacına ulaşmaz. Her soruyu "bu bilgiyi gerçekten kullanıyor muyum?" diye sorgula.
- Rızaları tek imzada toplamak: Sağlık verisi, fotoğraf paylaşımı ve pazarlama mesajları gibi farklı konuları tek bir onay kutusuna sıkıştırmak, müşterinin neyi kabul ettiğini belirsizleştirir.
- Seans sırasında doldurtmak: Müşteri koltuğa oturmuşken formu aceleyle doldurur. Formu önceden göndermek daha sağlıklı.
- Formları dağınık saklamak: Bir masa çekmecesinde ya da galeride duran formlar hem kaybolabilir hem de yetkisiz kişilerin eline geçebilir.
- Güncellememek: İş yapış şeklin ya da kullandığın ürünler değiştiğinde formu da gözden geçir.
Formda anlaşılır bir dil kullan
Formun dili, müşterinin rahatça anlayacağı kadar sade olmalı. Uzun ve teknik cümleler yerine kısa maddeler kullan. Yabancı müşteri alıyorsan formun müşterinin anlayacağı bir dilde olması da önemli; anlamadığı bir metni onaylayan müşteri gerçekte neyi kabul ettiğini bilmez. Formun sonunda müşterinin soru sorabileceğini belirtmek ve seans öncesinde birkaç dakika ayırıp formu birlikte gözden geçirmek, hem güveni artırır hem de yanlış anlaşılmaları önler.
Sonuç
İyi bir dövme bilgi ve onam formu kısa, anlaşılır ve gereksiz soru içermeyen bir belgedir. Müşteri ve iş bilgilerini, gerekli sağlık sorularını, bakım ve kapora kurallarını ve isteğe bağlı fotoğraf iznini kapsar. KVKK tarafında aydınlatma, sağlık verisi için açık rıza, güvenli saklama ve saklama süresi gibi konuları ciddiye al; kesin metin ve uygulama için bir hukukçuya danış.