Dövme Müşteri Takibi: İyi Bir Dövme Müşteri Kartı ve Müşteri Kaydı Nasıl Tutulur?

Dövme müşteri takibi, işi büyüdükçe önemi artan ama çoğu sanatçının ihmal ettiği bir konu. İlk yıllarda müşterilerin çoğunu yüzünden, dövmesinden ya da Instagram adından hatırlarsın. Birkaç yüz müşteriye ulaştığında ise "bu kişiye daha önce ne yapmıştık, hangi mürekkep alerjisi vardı, rötuşu ne zamandı?" sorularının cevabını bulmak zorlaşır. Bu yazıda iyi bir dövme müşteri kartında hangi bilgilerin olması gerektiğini, dövme müşteri kaydını nasıl düzenli tutacağını ve bu kayıttan nasıl yararlanacağını anlatıyoruz.

Müşteri takibi neden önemli?

Dövme sektöründe tekrar gelen müşteri ve tavsiyeyle gelen müşteri, işin önemli bir kısmını oluşturur. Bir müşteriyi tanıyor olman, ona kendini değerli hissettirir. Düzenli bir müşteri kaydı sana şu konularda yardımcı olur:

• Tekrar gelen müşteriye önceki işlerini, tercihlerini ve hassasiyetlerini hatırlayarak hizmet vermek.
• Çok seanslı işlerde hangi seansta kalındığını ve ne kadar ödeme kaldığını bilmek.
• Rötuş zamanı gelen müşterileri hatırlamak.
• Müşterilerin seni nereden bulduğunu görerek pazarlama emeğini doğru yere harcamak.
• Gelmeme ya da ödeme sorunları yaşadığın müşterileri not etmek.

Bir dövme müşteri kartında olması gerekenler

Müşteri kartını, o kişiyle ilgili bilmen gereken her şeyin tek sayfada toplandığı yer olarak düşün. Aşağıdaki alanlar iyi bir başlangıç:

Sağlık bilgisi gibi hassas veriler topluyorsan bunları özenle saklamalı ve müşterinin açık rızasını almalısın. Bu konuyu dövme bilgi ve onam formu yazısında genel hatlarıyla anlattık.

Notlar bölümü: küçük detaylar, büyük fark

Müşteri kartının en değerli kısmı genelde notlardır. İyi bir not kısa, somut ve bir sonraki seansta işine yarayacak bilgidir. Örnek notlar:

Bu tür notlar müşteriye hatırlandığını hissettirir ve ilişkiyi güçlendirir.

Dövme haritası: müşterinin vücudunda neler var?

Tekrar gelen müşterilerde vücudun hangi bölgelerinde dövme olduğunu bilmek, yeni işi planlarken çok işe yarar. Yeni dövmenin mevcut dövmelerle nasıl bir bütünlük oluşturacağı, boşluk kalan bölgeler ya da kapatma gerektiren eski işler tek bakışta görülebilir. Kağıt üzerinde basit bir insan silüeti çizip bölgeleri işaretlemek bile işe yarar; dijital bir araç kullanıyorsan ön ve arka figür üzerinde işaretleme yapmak daha pratiktir.

Müşteri kaydını düzenli tutmanın kuralları

1. Kartı ilk temasta aç: Müşteri ilk kez yazdığında ya da randevu aldığında kartını hemen oluştur. Sonraya bırakılan kayıt eksik kalır.
2. Her seanstan sonra güncelle: Yapılan işi, ödenen tutarı ve yeni notları seans biter bitmez ekle.
3. Tek kaynak kullan: Bilgiler hem defterde, hem telefonda, hem de bir tabloda ayrı ayrı olursa hangisinin güncel olduğu karışır.
4. Aynı kişiyi iki kez kaydetme: Yeni kart açmadan önce telefon numarasıyla arama yap.
5. Gereksiz bilgi toplama: Kullanmayacağın bilgiyi sorma; hem zaman alır hem de veri güvenliği açısından gereksiz sorumluluk getirir.

Müşteri kaydından nasıl yararlanırsın?

Rötuş ve kontrol

Dövme iyileştikten sonra kontrol ya da rötuş için müşteriye ulaşmak, işin kalitesini korumanın ve müşteriyle bağı sürdürmenin iyi bir yolu. Kartta ilk seansın tarihi olursa kimin rötuş zamanının geldiğini görebilirsin.

Sadık müşterileri tanımak

Toplam harcamaya ve seans sayısına göre en sadık müşterilerini görebilirsin. Onlara yeni flash tasarımlarını önce göstermek ya da öncelikli randevu vermek ilişkiyi güçlendirir.

Müşteri nereden geliyor?

"Nereden geldi" alanı birkaç ay doldurulduğunda, müşterilerin çoğunun hangi kanaldan geldiğini görürsün. Belki reklama para harcarken müşterilerin önemli bir kısmı tavsiyeyle geliyordur. Bu bilgi, zamanını ve bütçeni nereye ayıracağına karar verirken işe yarar.

Ödeme takibi

Çok seanslı işlerde müşterinin kalan ödemesi kartında görünmeli. Ay sonunda kimden ne kadar alacağın olduğunu toplu görmek de önemli; bu konuyu dövme muhasebesi yazısında ele aldık.

Defter, tablo ya da uygulama

Kağıt bir müşteri defteri başlangıç için yeterli olabilir ama arama yapmak, toplam harcamayı hesaplamak ve hatırlatma göndermek zordur. Bir e-tablo arama ve toplama işini çözer ama görsel ve dövme haritası tutmak zahmetlidir. Dövmecilere özel bir uygulama ise müşteri kartını randevu ve ödeme kayıtlarıyla birleştirir.

Dövme Sanatçısı Defteri uygulamasında her müşteri kartında iletişim bilgileri, müşterinin nereden geldiği, toplam harcaması, seans sayısı ve notları bir arada duruyor. Ön ve arka figür üzerinde dövme haritası da var; müşterinin hangi bölgelerinde iş olduğunu tek bakışta görüyorsun. Randevu ve adisyon kayıtları müşteri kartına bağlı olduğu için toplam harcama ve seans sayısı kendiliğinden güncelleniyor. Başlangıç paketi 100 müşteriye kadar, Pro paketi sınırsız müşteriyle kullanılabiliyor. İyileşme ve rötuş takibi için bildirim gönderen bir özellik ve borcu olan müşterileri tek listede gösteren bir ekran ise yakında geliyor.

Gelmeyen ve sorunlu müşteriler

Müşteri kaydı yalnızca iyi müşteriler için değil. Haber vermeden gelmeyen, ödemesini geciktiren ya da tasarımı defalarca değiştiren müşterileri de not etmek, bir sonraki talepte nasıl davranacağına karar vermeni kolaylaştırır. Notları nesnel ve kısa tut; kişisel yorumlar yerine yaşananı yaz. Gelmeyen müşteriler için atabileceğin adımları dövme randevusuna gelmeyen müşteri yazısında anlattık.

Yeni müşteri kaydı için kısa kontrol listesi

Bu beş adımı her yeni müşteride tekrarlarsan, birkaç ay sonra elinde gerçekten kullanılabilir bir müşteri arşivi olur.

Sonuç

Dövme müşteri takibi, büyük bir sistem kurmayı gerektirmez; her müşteri için tek bir kart, her seanstan sonra birkaç satır güncelleme yeter. İletişim, kaynak, harcama, seans sayısı, dövme bölgeleri ve kısa notlar bir arada olduğunda, hem tekrar gelen müşterine daha iyi hizmet verirsin hem de işinin nereden büyüdüğünü görürsün.