Tattoo Artist BooksEin System für deine Tattoo Terminbuchung aufzubauen heißt im Grunde, die Planung, die du jeden Tag im Kopf machst, endlich irgendwo festzuhalten. Wer kommt, was wird gestochen, wie lange dauert es, ist die Anzahlung da, wo liegen die Referenzbilder? Wenn die Antworten über Instagram-DMs, ein Terminbuch aus Papier und die Fotogalerie verteilt sind, verlierst du Zeit, und irgendwann trägst du zwei Kunden in denselben Slot ein. In diesem Leitfaden zeigen wir Schritt für Schritt, wie du eine verlässliche Terminorganisation aufbaust, egal ob mit Papier oder mit einer Tattoo-Terminbuchungs-App.
Warum DMs und Papierkalender irgendwann nicht mehr reichen
Solange wenig los ist, behältst du alles im Kopf. Bei ein paar Kunden pro Woche reichen Notizbuch und Instagram-Nachrichten. Schwierig wird es, wenn mehr zu tun ist. Eine Kundin hat vor drei Wochen per DM ein Motiv geschickt, ein anderer will per WhatsApp den Termin verschieben, ein Dritter hat die Anzahlung überwiesen, aber keinen Namen in den Verwendungszweck geschrieben. Sobald die Infos an fünf Orten liegen, tauchen immer dieselben Probleme auf:
- Doppelbuchungen oder ein komplett vergessener Termin.
- Am Morgen der Sitzung durch alte Chats scrollen, um das Referenzbild zu finden.
- Nicht mehr wissen, wer schon angezahlt hat und wer nicht.
- Am Abend nur grob schätzen können, was du verdient hast.
Eine gute Terminverwaltung bündelt all das in einem Eintrag pro Termin. Ob auf Papier oder im Handy, das Prinzip bleibt gleich.
Was jeder Termineintrag enthalten sollte
Betrachte die folgende Liste als Vorlage. Wenn du bei jedem neuen Termin dieselben Felder ausfüllst, geht mit der Zeit nichts mehr verloren.
- Name und Kontakt: Die Telefonnummer ist am wichtigsten, weil Erinnerungen und kurzfristige Änderungen darüber laufen.
- Terminart: Neues Tattoo, Folgesitzung, Nachstechen, Cover-up oder Piercing?
- Geschätzte Dauer: Nötig, um den Kalender richtig zu blocken.
- Körperstelle: Sie beeinflusst Dauer und Vorbereitung.
- Referenzbilder: Direkt am Termin gespeichert, damit du am Tag nicht suchen musst.
- Preis und Anzahlung: Vereinbarter Betrag, erhaltene Anzahlung und offener Rest.
- Notizen: Allergien, Farbwünsche, besondere Wünsche.
Terminarten voneinander trennen
Wenn alle Termine in einem Topf landen, wird die Planung schwerer. Ein kurzes Nachstechen und die erste Sitzung eines großen Rückenstücks brauchen ganz unterschiedliche Vorbereitung. Mit getrennten Terminarten siehst du auf einen Blick, wie voll der Tag ist, und später auch, wie viel Zeit welche Art von Arbeit einnimmt.
| Terminart | Was in den Eintrag gehört | Worauf achten |
|---|---|---|
| Neues Tattoo | Referenz, Größe, Körperstelle, Farbe | Design vor der Sitzung freigeben lassen |
| Folgesitzung | Nummer der Sitzung, offener Betrag | Die letzte Sitzung sollte abgeheilt sein |
| Nachstechen | Datum des ersten Termins, Problemstelle | Meist kurz, passt gut zwischen größere Termine |
| Cover-up | Foto vom alten Tattoo, neues Motiv | Designzeit kann lang sein, früh planen |
| Piercing | Stelle, Schmuckwahl | Schmuckbestand vorher prüfen |
Bei mehrteiligen Projekten lohnt es sich, die Sitzungsnummer zu notieren. Ein „3/5“ zeigt dir und dem Kunden sofort, wie weit das Stück ist.
Zeit realistisch planen und Puffer einbauen
Der häufigste Fehler bei der Terminplanung: nur die reine Stechzeit zu rechnen. Ankommen, Stencil aufbringen, Korrekturen, Pausen, Verbinden und Verabschieden kosten ebenfalls Zeit. Leg einen Puffer fest, der zu deiner Arbeitsweise passt, und häng ihn an jeden Termin. Für ein Drei-Stunden-Motiv dreieinhalb Stunden zu blocken, erspart dem nächsten Kunden das Warten vor der Tür.
Viele Tätowierer legen große Stücke auf den Vormittag und kurze Termine oder Nachstechen ans Ende des Tages, wenn feine Details schwerer fallen.
Anfragen über einen einzigen Weg sammeln
Der erste Schritt zu geordneten Terminen ist, zu steuern, wie Anfragen reinkommen. Ein Kunde schreibt „sowas in der Art“ und schickt zwei Bilder, du fragst nach der Größe, er nennt die Stelle, du fragst nach Farbe... und das zieht sich über Tage. Mit einem Anfrageformular in deiner Instagram-Bio schickt der Kunde Art des Tattoos, Farbwunsch, Größe, Körperstelle und Referenzbilder in einem Rutsch. Du bekommst eine vollständige Anfrage und kannst direkt Preis und Termin vorschlagen.
Wie du mit Preisfragen umgehst, liest du in unserem Artikel zur Antwort auf Tattoo-Preisanfragen per DM.
Ohne Anzahlung kein fester Termin
Die Anzahlungsregel ist das Fundament jeder verlässlichen Terminbuchung. Sie schützt die Arbeit, die du ins Design steckst, und sorgt dafür, dass der Kunde den Termin ernst nimmt. Mach es zur Regel, dass ein Termin erst dann als „fest“ im Kalender steht, wenn die Anzahlung eingegangen ist. Wie hoch sie sein sollte und wie du die Stornoregeln formulierst, erklären wir ausführlich im Beitrag zur Tattoo Anzahlung.
Einen Tag vorher erinnern
Eine Erinnerungsnachricht ist der einfachste Weg, ausgefallene Termine zu reduzieren. Eine kurze, freundliche Nachricht am Vortag genügt. Pass die Vorlage an deinen Stil an:
Einen ausführlicheren Plan gegen Ausfälle findest du in unserem Artikel Kunde nicht zum Tattoo-Termin erschienen.
Worauf du bei einer Tattoo-Terminbuchungs-App achten solltest
Wenn du vom Papier auf digital umsteigen willst, wählst du zwischen einer allgemeinen Kalender-App und einer App speziell für Tätowierer. Ein allgemeiner Kalender speichert die Uhrzeit, aber keinen Platz für Anzahlung, Sitzungsfortschritt, Referenzbilder oder Studioanteil. Stell dir beim Vergleich diese Fragen:
- Kann die App Terminarten trennen (neues Tattoo, Folgesitzung, Nachstechen, Cover-up, Piercing)?
- Kannst du Referenzbilder an den Termin hängen?
- Siehst du Anzahlung und offenen Betrag im selben Eintrag?
- Ist es einfach, dem Kunden eine Erinnerung zu schicken?
- Werden deine Daten gesichert, oder sind sie beim Handywechsel weg?
- Kostet sie ein festes Abo oder eine Provision pro Buchung?
Für genau diese Anforderungen haben wir Tattoo Artist Books entwickelt. Im Monatskalender und in der Tagesliste stehen Terminart, Dauer, Körperstelle, Referenzbild, Preis und Anzahlung zusammen. Abends bekommst du eine Benachrichtigung mit den Terminen von morgen, und die Erinnerung an den Kunden öffnet sich fertig formuliert in WhatsApp. Wenn es schnell gehen muss, legst du einen Schnelltermin nur mit Name und Uhrzeit an. Die App nimmt keine Provision, läuft über ein festes Abo und ist aktuell für iPhone verfügbar; an der Android-Version wird gearbeitet. Den aktuellen Preis findest du im App Store.
Was eine App dir allgemein bringen kann, liest du in unserem Ratgeber zur Tätowierer App.
Eine Wochenroutine für deine Termine
Das beste System nützt nichts, wenn du nicht regelmäßig reinschaust. Ein einfacher Vorschlag:
- Montag: Termine der Woche durchgehen. Fehlt eine Referenz, ist ein Design noch nicht freigegeben?
- Jeden Abend: Liste für morgen ansehen, Erinnerungen verschicken.
- Nach jeder Sitzung: Zahlung und Restbetrag sofort eintragen, nächste Sitzung planen.
- Wochenende: Freie Slots prüfen, offenen Anfragen ein Angebot schicken.
Fazit
Für ein funktionierendes Tattoo-Terminsystem brauchst du keine große Investition. Gewöhn dir an, bei jedem Termin dieselben Infos zu sammeln, trenn die Terminarten, plane die Zeit realistisch, mach die Anzahlung zur Regel und erinnere einen Tag vorher. Sobald diese Routine sitzt, ist das Werkzeug zweitrangig. Wer trotzdem alles auf einem Bildschirm sehen will, dem nimmt ein Terminbuch speziell für Tätowierer viel Arbeit ab.