Tattoo Einverständniserklärung: Inhalt und DSGVO

Eine Tattoo Einverständniserklärung bringt dich und deinen Kunden vor der Sitzung auf denselben Stand. Der Kunde sieht, worauf er sich einlässt, und du erfährst, was du über seine Gesundheit und Erwartungen wissen musst. Weil du dabei personenbezogene und gesundheitsbezogene Daten erhebst, spielt auch der Datenschutz eine Rolle, also die DSGVO. In diesem Artikel geht es darum, welche Abschnitte eine Einverständniserklärung für Tattoos üblicherweise hat und worauf du beim Umgang mit den Daten allgemein achten solltest.

Warum die Einverständniserklärung wichtig ist

Ein Tattoo ist dauerhaft, und die Pflege durch den Kunden beeinflusst das Ergebnis. Mit dem Formular:

• sieht der Kunde Umfang, Preis und seine Verantwortung für die Pflege schriftlich.
• erfährst du von Gesundheitsthemen, die die Behandlung beeinflussen können.
• habt ihr bei Unstimmigkeiten zu Motiv, Stelle oder Größe eine gemeinsame Grundlage.
• sind Alter und Identität des Kunden festgehalten.

Abschnitte einer Tattoo Einverständniserklärung

1. Kundendaten

Name, Geburtsdatum, Telefonnummer und Kontaktdaten. Die Alterskontrolle ist wichtig; was für Minderjährige gilt, solltest du bei einem Rechtsanwalt oder der zuständigen Behörde erfragen.

2. Termin und Auftrag

Datum und Uhrzeit, Art des Auftrags (neues Tattoo, Folgesitzung, Nachstechen, Cover-up), Körperstelle, ungefähre Größe, Farbe, Gesamtpreis, erhaltene Anzahlung und Restbetrag. Dieser Teil fasst eure Vereinbarung zusammen.

3. Gesundheitsfragen

Fragen zu Umständen, die die Behandlung beeinflussen können, zum Beispiel Allergien, regelmäßige Medikamente, Hauterkrankungen, Einflüsse auf die Blutgerinnung, Schwangerschaft oder Stillzeit. Welche Fragen nötig sind, entscheidest du anhand deiner Arbeit und fachlicher Empfehlungen. Gesundheitsdaten sind besonders sensibel; dazu mehr im Abschnitt zur DSGVO.

4. Aufklärung und Bestätigung

Hier bestätigt der Kunde, dass er weiß, dass ein Tattoo dauerhaft ist, dass während der Heilung Rötungen und Empfindlichkeit auftreten können und dass er die Pflegehinweise befolgen muss.

5. Pflegehinweise

Kurze Pflegehinweise am Ende des Formulars oder auf einem Extrablatt sind praktisch. Ausführliche Vorlagen findest du im Artikel zur Tattoo Pflegeanleitung.

6. Anzahlung und Absage

Eine kurze Zusammenfassung deiner Anzahlungsrichtlinie. Wie du sie formulierst, steht im Artikel zur Tattoo Anzahlung.

7. Fotoerlaubnis

Willst du Fotos oder Videos des Tattoos in Social Media zeigen, ist eine eigene, freiwillige Einwilligung dafür gute Praxis. Manche Kunden möchten ihr Gesicht nicht zeigen; biete das als Option an.

8. Unterschrift und Datum

Unterschrift des Kunden und deine, dazu das Datum.

Allgemeine Punkte zur DSGVO

Im Formular erhebst du personenbezogene Daten wie Name, Telefonnummer und Geburtsdatum und eventuell Gesundheitsdaten, die die DSGVO zu den besonderen Kategorien personenbezogener Daten zählt. Die folgenden Punkte dienen der allgemeinen Orientierung; wie sie für dein Studio gelten, klärst du mit einem Rechtsanwalt oder Datenschutzberater.

• Information: Kunden sollten klar erfahren, welche Daten du zu welchem Zweck erhebst und wie du sie speicherst. Üblich ist dafür ein Datenschutzhinweis.
• Ausdrückliche Einwilligung für Gesundheitsdaten: Für Gesundheitsangaben brauchst du eine klare, freiwillige Einwilligung des Kunden für genau diesen Zweck. Sie sollte getrennt von anderen Zustimmungen eingeholt werden.
• Nur so viel wie nötig: Frag nichts, was du nicht brauchst. Jede Frage sollte begründbar sein.
• Sichere Aufbewahrung: Papierformulare gehören in einen abschließbaren Schrank, digitale Daten geschützt und ohne Zugriff Unbefugter. Fotos von Formularen in der privaten Galerie oder in einer Gruppe, die alle sehen, sind riskant.
• Aufbewahrungsdauer: Leg fest, wie lange du Formulare behältst und wie du sie danach vernichtest.
• Weitergabe: Gibst du Kundendaten an andere Personen oder Firmen weiter, gehört das in den Datenschutzhinweis.

Papier oder digital?

Ein Papierformular ist vertraut und einfach, Aufbewahren, Wiederfinden und Vernichten sind aber mühsam. Ein digitales Formular kannst du vor der Sitzung schicken; der Kunde liest es in Ruhe zu Hause, und du sparst am Termin Zeit. Entscheidend ist beim digitalen Formular, wo und wie die Daten gespeichert werden.

Das Formular aus der App verschicken

In Tattoo Artist Books erstellst du für jeden Termin ein A4-Formular „Termin & Tattoo-Infos“ und schickst es per WhatsApp an den Kunden. Gesundheitsangaben werden dabei nur mit ausdrücklicher Einwilligung des Kunden erhoben. Die Daten der App liegen auf Servern in der EU, mit Cloud-Backup. Trotzdem empfehlen wir, Formulartext, Datenschutzhinweis und Einwilligungstext für dein Studio von einem Rechtsanwalt prüfen zu lassen.

Formular und Kundenkarte verknüpfen

Es sollte leicht zu finden sein, zu welchem Kunden und welcher Sitzung ein ausgefülltes Formular gehört. Bei Mehrfachsitzungen ist es eine gute Gewohnheit, vor der nächsten Sitzung nach gesundheitlichen Änderungen zu fragen. Wie du die Kundenkartei organisierst, erklären wir im Artikel zur Tattoo Kundenverwaltung.

Typische Fehler beim Formular

• Zu lang: Ein Formular, das ungelesen unterschrieben wird, erfüllt seinen Zweck nicht. Frag dich bei jeder Frage: Brauche ich das wirklich?
• Alle Einwilligungen in einer Unterschrift: Gesundheitsdaten, Fotofreigabe und Werbenachrichten in einem Kästchen machen unklar, wozu der Kunde zugestimmt hat.
• Ausfüllen während der Sitzung: Wer schon auf der Liege sitzt, füllt hastig aus. Vorab schicken ist besser.
• Verstreut aufbewahren: Formulare in einer Schublade oder in der Galerie können verloren gehen oder in falsche Hände geraten.
• Nie aktualisieren: Ändern sich deine Arbeitsweise oder deine Produkte, überarbeite auch das Formular.

Eine verständliche Sprache wählen

Das Formular sollte so einfach formuliert sein, dass der Kunde es mühelos versteht. Kurze Stichpunkte sind besser als lange Fachsätze. Bei internationalen Kunden sollte das Formular in einer Sprache vorliegen, die sie verstehen; wer einem unverständlichen Text zustimmt, weiß nicht wirklich, worauf er sich einlässt. Ein Hinweis, dass Fragen willkommen sind, und ein paar Minuten vor der Sitzung, um das Formular gemeinsam durchzugehen, schaffen Vertrauen und vermeiden Missverständnisse.

Fazit

Eine gute Tattoo Einverständniserklärung ist kurz, verständlich und frei von unnötigen Fragen. Sie umfasst Kunden- und Auftragsdaten, die nötigen Gesundheitsfragen, Pflege- und Anzahlungsregeln und eine freiwillige Fotoerlaubnis. Nimm beim Datenschutz Information, ausdrückliche Einwilligung für Gesundheitsdaten, sichere Aufbewahrung und Aufbewahrungsdauer ernst, und lass den endgültigen Text von einem Rechtsanwalt oder Datenschutzberater prüfen.