Buchhaltung für Tätowierer: Einnahmen und Ausgaben

Buchhaltung ist für die meisten Tätowierer das letzte Thema, an das sie denken wollen. Nach einem Tag voller Zeichnen und Stechen hat niemand Lust auf Belege und Kontoauszüge. Wenn du aber am Monatsende nicht klar beantworten kannst, was du eigentlich verdient hast, wird es schwer, Preise festzulegen, Material einzuplanen oder mit dem Studio abzurechnen. In diesem Artikel zeigen wir, wie du die Buchhaltung als Tätowierer und die Einnahmen-Ausgaben-Übersicht im Tattoo-Studio in eine einfache Routine bringst.

Drei Grundbegriffe

Verwirrung entsteht meistens, wenn Begriffe durcheinandergehen. Kläre zuerst diese drei:

• Umsatz: Alles Geld, das du von Kunden bekommst, bevor Studioanteil, Material und andere Kosten abgehen.
• Ausgaben: Was du für deine Arbeit ausgibst: Nadeln, Farbe, Handschuhe, Folie, Mietanteil, Werbung, Abos.
• Nettoverdienst: Was dir nach Studioanteil und Ausgaben bleibt.

Dazu kommen die offenen Forderungen: Beträge, die Kunden für fertige oder laufende Arbeiten noch schulden. Bei Projekten über mehrere Sitzungen geht hier unbemerkt Geld verloren, wenn du nicht nachhältst.

Einnahmen richtig erfassen

Ein kurzer Eintrag pro Zahlung reicht, er muss aber sofort passieren. Was du nach der Sitzung nicht einträgst, weißt du abends oft nicht mehr genau. Ein Einnahmeeintrag sollte enthalten:

1. Datum
2. Name des Kunden
3. Auftrag (z. B. Schriftzug Unterarm, Rücken Sitzung 2/4)
4. Betrag
5. Zahlungsart: bar, Karte oder Überweisung
6. Anzahlung, Sitzungszahlung oder Schlusszahlung?

Markier Anzahlungen gesondert. Die Anzahlung ist an dem Tag eingegangen, an dem du sie bekommst, die Arbeit ist aber noch nicht gemacht. Was bei einer Absage passiert, regelt deine Anzahlungsrichtlinie; mehr dazu im Artikel zur Tattoo Anzahlung.

Ausgaben in Kategorien sortieren

Mit Kategorien siehst du am Monatsende, wohin das Geld geflossen ist. Eine Liste, die für die meisten Tätowierer funktioniert:

Halte die Liste kurz und verständlich. Mit vierzig Kategorien wird jeder Eintrag zur Last, und irgendwann hörst du damit auf.

Den Studioanteil in einer eigenen Zeile zeigen

Arbeitest du im Studio mit Prozentanteil, verhält sich das Geld fürs Studio anders als eine Materialausgabe: Von jedem Auftrag geht ein fester Satz ab. Als eigene Zeile ist das übersichtlicher. Hast du im Monat 6.000 € Umsatz gemacht und dein Studioanteil liegt bei 40 %, gehen 2.400 € ans Studio. Von den verbleibenden 3.600 € ziehst du deine eigenen Ausgaben ab. Weitere Prozentbeispiele findest du im Artikel zur Tattoo-Studio Provision.

Beispiel für den Monatsabschluss

Eine einseitige Übersicht pro Monat genügt, um zu sehen, wie es läuft. Das Beispiel zeigt einen Tätowierer, der im Studio mit 40 % Anteil arbeitet. Die Zahlen sind nur ein Beispiel.

Die letzte Zeile zeigt Geld, das dir zusteht, aber noch nicht auf dem Konto ist. Wächst dieser Betrag, solltest du die Zahlungspläne laufender Projekte prüfen.

Einnahmen und Ausgaben im Tattoo-Studio: Hinweise für Inhaber

Als Studioinhaber kommt eine Ebene dazu. Wenn du für jeden Tätowierer getrennt Umsatz und Studioanteil verfolgst, siehst du, wie viel jeder Platz bringt. Die Kosten des Studios sind meist breiter: Miete, Nebenkosten, Reinigung, gemeinsames Material, Empfang und Sterilisation. Schreib die eigenen Ausgaben der Tätowierer nicht auf dieselbe Liste wie die des Studios, sonst weiß niemand mehr, wer was bezahlt hat. Bei Löhnen, Sozialversicherung und Steuern sprich vor jeder Entscheidung mit deinem Steuerberater.

Gewohnheiten, die das Aufzeichnen leichter machen

• Zahlung in der Sitzung erfassen: Eintragen, während der Kunde bezahlt. Was auf den Abend verschoben wird, bleibt lückenhaft.
• Belege an einem Ort sammeln: Materialbelege fotografieren und im selben Ordner ablegen.
• Einmal pro Woche prüfen: Sonntagabend zehn Minuten für einen Blick auf die Einträge.
• Bar und Überweisung trennen: Hilft am Monatsende beim Abgleich von Kasse und Konto.
• Privates raushalten: Der Wocheneinkauf gehört nicht auf die Ausgabenliste des Geschäfts.

Heft, Tabelle oder App?

Ein Heft ist der einfachste Anfang, aber Summen zu bilden ist mühsam. Excel oder Google Tabellen rechnen automatisch, die Eingabe auf dem Handy ist aber umständlich. Eine App für Tätowierer speichert die Einnahmen zusammen mit Termin und Kundenkarte, sodass du nichts doppelt schreiben musst.

In Tattoo Artist Books enthält das Auftragsblatt jedes Projekts Gesamtpreis, Anzahlung und alle Zahlungen pro Sitzung, bar, per Karte oder Überweisung; der Restbetrag wird automatisch berechnet. Wählst du als Studioanteil 0 %, 30 %, 40 %, 50 % oder 60 %, erscheint dein Anteil von selbst. Am Monatsende siehst du Einnahmen, Ausgaben, Umsatz, Studioanteil und Nettoverdienst auf einem Bildschirm, zusammen mit der Summe, die Kunden noch offen haben. Eine Liste aller Kunden mit offenem Betrag kommt demnächst.

Typische Fehler in der Buchhaltung

Viele beginnen mit der Einnahmen-Ausgaben-Übersicht und geben nach ein paar Monaten auf. Meist liegt es an wenigen, wiederkehrenden Fehlern:

1. Anzahlung doppelt zählen: Wer die Anzahlung beim Eingang und am Sitzungstag nochmal den vollen Preis einträgt, bläht den Umsatz auf. Am Sitzungstag nur den Restbetrag erfassen.
2. Barzahlungen vergessen: Karte und Überweisung hinterlassen Spuren auf dem Konto, Bargeld nicht. Bar besonders sorgfältig eintragen.
3. Kleine Ausgaben unterschätzen: Viele kleine Materialkäufe ergeben am Monatsende eine ordentliche Summe.
4. Offene Beträge vergessen: Was bei laufenden Projekten noch offen ist, muss irgendwo sichtbar sein, sonst wird es nie kassiert.
5. Privat- und Geschäftskonto mischen: Ein eigenes Geschäftskonto erleichtert die Übersicht; frag deinen Steuerberater, was für dich passt.

Wenn du diese Liste jeden Monat in fünfzehn Minuten durchgehst, sind deine Unterlagen auch am Jahresende ordentlich, wenn du sie dem Steuerberater übergibst.

Fazit

Für die Buchhaltung als Tätowierer musst du kein Buchhalter sein; regelmäßige Einträge reichen. Erfasse Einnahmen in der Sitzung, sortier Ausgaben in wenige Kategorien, zeig den Studioanteil separat und mach jeden Monat eine einseitige Übersicht. Das gibt dir eine solide Grundlage für deine Preise und saubere Unterlagen für den Steuerberater. Wie du deine Preise kalkulierst, liest du im Artikel Tattoo Preise berechnen.